Illustrazione di un trattamento che può essere adattato alla vostra organizzazione e ai vostri strumenti esistenti.
In molte organizzazioni, la gestione delle fatture fornitore rappresenta un volume considerevole di documenti da elaborare ogni mese. Le fatture arrivano attraverso vari canali: posta cartacea, email con allegati PDF, piattaforme di dematerializzazione o portali fornitori.
I team contabili devono inserire manualmente le informazioni chiave di ogni documento: numero fattura, data di emissione, importo netto e lordo, aliquota IVA, nome del fornitore e riferimento dell'ordine associato. Questo lavoro ripetitivo è soggetto a errori di trascrizione.
La crescita dell'attività comporta un aumento del volume di fatture da elaborare. Allo stesso tempo, i formati dei documenti si diversificano: fatture PDF strutturate, scansioni di originali cartacei, email di conferma o fatture in formato XML.
Oltre all'inserimento, le fatture devono passare attraverso un circuito di approvazione prima di essere contabilizzate. Senza uno strumento adeguato, questo circuito si basa su email e fogli di calcolo, rendendo il monitoraggio opaco.
I modelli linguistici (LLM) combinati con l'OCR consentono di comprendere la struttura di ogni fattura indipendentemente dal suo formato. A differenza dei sistemi basati su modelli fissi, l'IA può adattarsi a layout variabili e identificare i campi pertinenti anche in assenza di una struttura predefinita.
Questo approccio permette di generalizzare l'estrazione a diversi fornitori senza dover configurare un modello specifico per ciascuno. La combinazione con tecniche di classificazione e validazione garantisce un trattamento affidabile delle fatture.
Il sistema elabora ogni fattura in fasi successive. Innanzitutto, il documento viene acquisito e convertito in testo tramite OCR se necessario. Successivamente, l'IA analizza la struttura per individuare i campi da estrarre.
I dati estratti vengono poi validati secondo regole aziendali e trasmessi al sistema contabile tramite API o connettori dedicati.
L'automazione del trattamento fatture si applica a diverse situazioni:
L'automazione del trattamento fatture richiede una fase di analisi preliminare dei flussi e dei formati effettivamente ricevuti. La qualità dei risultati dipende dalla qualità dei documenti sorgente: scansioni a bassa risoluzione o fatture con timbri sovrapposti possono ridurre l'affidabilità.
Le organizzazioni che automatizzano il trattamento fatture ottengono benefici misurabili:
Diversi componenti tecnici possono essere combinati:
D: Il trattamento funziona con tutti i formati di fatture? R: Il sistema può essere configurato per gestire i formati più comuni (PDF, scansioni, email, XML). I formati molto atipici possono richiedere un adattamento. Durante la fase di analisi, i tipi di documenti effettivamente ricevuti vengono studiati per determinare il trattamento più adatto.
D: È necessario modificare gli strumenti esistenti? R: L'obiettivo è integrarsi con gli strumenti già in uso. A seconda dell'infrastruttura esistente, l'integrazione può avvenire tramite API, connettori dedicati o esportazioni automatizzate.
D: I dati rimangono riservati? R: Il trattamento può essere distribuito nell'ambiente di vostra scelta: infrastruttura locale, server dedicato o cloud privato. I dati non lasciano il vostro perimetro senza il vostro consenso.
D: È possibile mantenere una validazione umana? R: Sì, il circuito di trattamento può includere fasi di validazione umana secondo le regole aziendali. Il sistema può essere configurato per segnalare solo le anomalie o i casi che superano determinate soglie.
Per approcci complementari, vedi: - Estrazione dati — per l'estrazione di informazioni da altri documenti finanziari - Classificazione documenti — per organizzare le fatture in categorie - Elaborazione email — per gestire le fatture ricevute via posta elettronica - Analisi documenti — per l'analisi approfondita di documenti contabili complessi
Ogni azienda ha i propri processi, vincoli e strumenti. Gli esempi presentati su questo sito servono a illustrare ciò che può essere ipotizzato in diversi contesti.
