Illustrazione di un trattamento che può essere adattato alla vostra organizzazione e ai vostri strumenti esistenti.
La posta elettronica è diventata un canale principale per la ricezione di richieste, ordini e informazioni nella maggior parte delle organizzazioni. Le email in entrata devono essere lette, comprese, classificate e spesso elaborate o reindirizzate alla persona giusta.
Quando eseguita manualmente, questa attività richiede tempo e può generare errori di instradamento o dimenticanze. Il volume di email ricevute ogni giorno può diventare rapidamente difficile da gestire, specialmente nei servizi che fungono da punto di ingresso unico.
L'email rimane uno strumento di comunicazione universale, ma non è progettata per la gestione dei flussi di lavoro. Ogni messaggio arriva in una casella di posta unica, mescolando richieste di natura molto diversa.
La mancanza di standardizzazione delle richieste ricevute via email rende difficile la loro elaborazione automatizzata. Ogni corrispondente scrive il proprio messaggio a modo suo, e l'informazione utile non è sempre chiaramente identificabile.
I modelli linguistici (LLM) consentono di comprendere il contenuto delle email, identificarne la natura e il grado di urgenza, senza dover configurare regole per ogni tipo di messaggio.
A differenza dei filtri basati su parole chiave o espressioni regolari, l'IA può interpretare il contesto e comprendere l'intenzione del mittente, anche quando la formulazione è vaga o atipica. Questo approccio permette di classificare e instradare le email con un livello di precisione elevato, adattandosi all'evoluzione dei messaggi ricevuti.
Il sistema analizza ogni email in entrata in fasi successive per determinare il trattamento appropriato.
Il messaggio viene poi instradato verso il destinatario appropriato o registrato nello strumento di tracciamento (CRM, ticketing) con le informazioni estratte.
L'elaborazione automatica delle email si applica a diverse situazioni:
L'elaborazione automatica delle email richiede alcune attenzioni specifiche:
Le organizzazioni che automatizzano l'elaborazione delle email ottengono diversi benefici:
Diversi componenti tecnici possono essere combinati:
D: Il sistema può elaborare gli allegati delle email? R: Sì, gli allegati possono essere analizzati in aggiunta al corpo del messaggio. L'elaborazione degli allegati è configurata in base ai tipi di file ricevuti e alle informazioni da estrarre.
D: Come determina il sistema il destinatario appropriato? R: L'instradamento può basarsi su diversi criteri: contenuto del messaggio (tipo di richiesta), mittente (cliente, fornitore, prospetto), prodotto interessato o grado di urgenza. Le regole di instradamento sono definite secondo l'organizzazione dell'azienda.
D: Il sistema può rispondere automaticamente alle email? R: A seconda delle esigenze, il sistema può generare conferme di ricevimento, risposte automatiche per richieste semplici o inoltrare la richiesta al servizio competente. L'ambito delle risposte automatiche è definito con l'organizzazione.
D: Cosa succede se il sistema non riesce a classificare un'email? R: Le email non classificabili possono essere reindirizzate a un operatore umano per la gestione manuale. I casi dubbi possono anche essere segnalati per addestrare il sistema a riconoscere nuove tipologie di richieste.
Per approcci complementari, vedi: - Classificazione documenti — per la classificazione dei documenti allegati alle email - Automazione fatture — per il trattamento delle fatture ricevute via email - Gestione documenti RH — per la gestione delle candidature ricevute per email - Analisi documenti — per l'analisi del contenuto degli allegati
Ogni azienda ha i propri processi, vincoli e strumenti. Gli esempi presentati su questo sito servono a illustrare ciò che può essere ipotizzato in diversi contesti.
